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<page title="Infodrom Text - Vortragsreihen" lang="de">

<h1>Vortragsreihen</h1>

<p>Meine Erfahrungen mit dem Organisieren von Vortragsreihen sollen
anderen helfen, professionelle Veranstaltungen zu organisieren und
Fehler nicht zum fünfzigsten Mal erneut zu machen.

<ol>
<li> <a href="#Arbeitsaufwand">Arbeitsaufwand</a>
<li> <a href="#Zielgruppe">Zielgruppe</a>
<li> <a href="#Werbung">Werbung</a>
<li> <a href="#Technik">Technik</a>
<li> <a href="#Vortrag">Vortrag</a>
</ol>

<a name="Arbeitsaufwand"><h2>1 Arbeitsaufwand</h2></a>

<p>Im Prinzip steckt in der Organisation einer Vortragsreihe nicht
viel Arbeit.  Die nötigen Arbeiten dürfen jedoch nicht unterschätzt
werden.  Der Haken liegt jedoch im Detail und in der kontinuierlichen
Arbeit.  Anders als bei einer einmaligen Veranstaltung müssen hier
regelmäßig und kontinuierlich Arbeiten übernommen werden.  Wenn sie
vergessen werden, wirkt sich das auf die Zahl der Besucher aus.

<p>Schlecht besuchte Veranstaltungen wirken sich immer negativ aus.
Die Veranstalter sind unzufrieden, die Referenten ärgern sich, daß sie
sich soviel Arbeit gemacht haben, die Besucher fühlen sich klein in
dem großen Raum.

<h3>Personen</h3>

<p>Im Prinzip kann eine Vortragsreihe von einer einzigen Person
organisiert werden.  Diese Person muß sich jedoch quasi mehrfach in
der Woche 1-2 Stunden mit der Organisation beschäftigen.  Im Rahmen
eines Arbeitsverhältnisses kann dieses zum Beispiel geschehen.

<p>Soll die Vortragsreihe jedoch ehrenamtlich organisiert werden, ist
es unzumutbar, daß nur eine Person sich um die Organisation kümmert.
In diesem Fall müssen die Arbeiten aufgeteilt werden und mehrere Leute
müssen Hand in Hand arbeiten.

<p>Wenn das nicht geschieht, werden nur wenige Personen zu den
Vorträgen kommen, was für den Vortragenden ärgerlich ist, da mit der
Vorbereitung ein gewisser Zeitaufwand verbunden ist.  Dieser lohnt
sich nicht für nur 20 Zuhörer.

<h3>Arbeiten</h3>

<p>Die anfallenden Arbeiten können in verschiedene Bereiche aufgeteilt
werden, wobei der größte Teil im Bereich Öffentlichkeitsarbeit zu
finden ist.

<p><center><table width=80% cellpadding=0 cellspacing=0 border=0>

<tr>
<td><ifont>Technik</ifont></td>
<td><ifont>Raum, Wasser, Beamer, OHP, Tafel, Kreide, Rechner, Strom</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>Presse</ifont></td>
<td><ifont>Pressemitteilung, Terminhinweise, Kalender</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>Ankündigung</ifont></td>
<td><ifont>Mensa, Schulen, Geschäfte, Plakate</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>Web</ifont></td>
<td><ifont>Terminkalender, Titel, Zusammenfassung, Ausarbeitung</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>Vor-Ort</ifont></td>
<td><ifont>Begrüßung, Ankündigungen, Diskussionsleitung</ifont></td>
</tr>

</table></center>

<p>Auf die Arbeiten wird weiter unten im Detail eingegangen.

<a name="Zielgruppe"><h2>2 Zielgruppe</h2></a>

<p>Bevor eine Vortragsreihe organisiert wird, muß geklärt werden, für
welche Zielgruppe die Vorträge organisiert werden sollen.  Abhängig
von der angesprochenen Zielgruppe muß die Werbung und Durchführung
angepaßt werden.

<p>Für Schüler macht es z.B. keinen Sinn, Plakate in der Uni
aufzuhängen.  Für Studenten hingegen ist es nur mäßig sinnvoll,
Anzeigen in regionalen Zeitschriften zu schalten.  Wenn allgemein
interessierte Personen, die nicht im Universitäts-Umfeld zu finden
sind, angesprochen werden sollen, muß ermittelt werden, wie man sie
erreicht.

<a name="Werbung"><h2>3 Werbung</h2></a>

<p>Das wichtigste an einer Vortragsreihe ist die Werbung.  Ohne auf
die Vorträge hinzuweisen, werden keine Besucher kommen.  Sie sind der
Garant dafür, daß die Vortragsreihe ein Erfolg wird, die Referenten
zufrieden sind und bereit sind, später einen weiteren Vortrag zu
halten.  Die Vortragsreihe muß daher verantwortungsvoll und in den
passenden Medien angekündigt werden.

<p>Nachdem die passenden Medien für die Werbung gefunden wurden,
beginnt das Problem.  Es muß herausgefunden werden, wann welche
Organisation welche Informationen erhalten muß.  Da die verschiedenen
Zeitschriften, Sonderbeilagen, Radiosendungen etc. unterschiedliche
Redaktionsschlüsse haben, müssen unterschiedliche Zeitpunkte
eingehalten werden.  Hinzu kommt das Problem, daß Termine teilweise
verloren gehen, wenn sie zu weit in der Zukunft liegen, so daß die
Organisationen tatsächlich für jeden Vortrag einzeln mit Informationen
versort werden müssen.

<p>Hier kann ein großes Problem für die Organisation verborgen sein ,
denn daraus resultiert, daß tatsächlich kontinuierlich für die
Organisation der Vortragsreihe gearbeitet werden muß.  Teilweise
verschieben sich zudem noch Erscheinungstermine und damit
Redaktionsschlußtermine, die schlimmstenfalls für jede Ausgabe
herausgefunden und beachtet werden muß.

<h3>Printmedien</h3>

<p>Normalerweise gibt es für jede Stadt verschiedene lokale oder
regionale Zeitschriften, die von der Bevölkerung gelesen wird.  Welche
Medien dieses sind, hängt von der Zielgruppe ab.

<p>Konservative Menschen lesen hautpsächlich die Tageszeitung.
Studenten lesen oftmals falls überhaupt nur Szeneblätter und regionale
Boulevardpresse oder Stadtmagazine.  Schüler lesen die Tageszeitung
und vielleicht Stadtmagazine.

<p>Oftmals sollen auch Personen aus dem Umland angesprochen werden, in
deren näheren Umgebung es dieses Angebot nicht gibt.  Die jeweiligen
Zeitschriften müssen ebenfalls bedacht werden.

<h3>Radio</h3>

<p>Verschiedene Radiosender verfügen über einen
Veranstaltungskalender, in dem auf Vorträge, Konzerte und Parties
hingewiesen wird.  Falls die Zielgruppe der Vorträge zu den Hörern
dieser Sendungen gehören, sollte mit der Radiostation vereinbart
werden, die Termine dort aufzunehmen.

<h3>Kalender</h3>

<p>Gibt es Jahres- oder Monatskalender in der Stadt?  Falls ja, muß
entschieden werden, ob die Termine dort aufgenommen werden sollen und
in welcher Form.  Teilweise gibt es auch Kalender im Web oder in
Monatsmagazinen.  Die Magazine müssen dann rechtzeitig die Information
über den jeweils nächsten Vortrag erhalten.

<h3>Web</h3>

<p>Es gibt viele Terminkalender im Web.  Welche für die Vortragsreihe
relevant sind, hängt von der Zielgruppe ab.  Falls es in dem Bereich
derartige Kalender gibt, müssen die Termine dort entsprechend
eingetragen werden, und zwar rechtzeitig.

<p>Sehr wichtig ist hier auch der eigene Webserver und die
Ankündigungen dort.  Auf dem eigenen Webserver besteht zudem die
Möglichkeit, weitere Informationen wie Anfahrtsbeschreibungen und
Zusammenfassungen zu bieten.  Insbesondere von der letzteren
Möglichkeit sollte auch Gebrauch gemacht werden, falls ein
Vortragstitel einmal nicht so aussagekräftig ist, daß man sofort weiß,
worum im Vortrag geredet wird.

<h3>Plakate</h3>

<p>Die sichtbarste Möglichkeit, auf Veranstaltungen aufmerksam zu
machen, ist über Plakate.  Für Vortragsreihen macht es sich bezahlt,
einmal ein Plakat zu entwerfen und anschließend nur noch die Termine
auszutauschen.

<p>Vorsicht, auch hier liegt der Haken im Detail.  Die Termine müssen
auch tatsächlich aktualisiert werden, denn sonst werden nicht nur die
Plakate weggeworfen, sondern die Interessenten schauen sie auch nicht
mehr an, weil sie sowieso nicht aktuell sind.

<p>Zudem muß entschieden werden, wo Plakate aufgehängt werden.  Das
ist auch wieder stark von der Zielgruppe abhängig.  Wenn Schüler
angesprochen werden sollen, müssen die Informationen irgendwie in die
Schulen getragen werden.  Sollen Studenten erreicht werden, dann muß
in der Universität und Fachhochschule informiert werden.

<h3>Geschäfte</h3>

<p>Teilweise ist es sinnvoll, in themennahen Geschäften auf die
Vorträge hinzuweisen.  Bei Vorträgen im Computerbereich könnte man in
den Computerläden und Buchhandlungen, die Computerbücher vertreiben,
auf die Vorträge hinweisen.

<p>Aber Vorsicht: Die Hinweise (üblicherweise Plakate) müssen immer
aktualisiert werden.  Zusätzlich muß bedacht werden, wie oft die
Besucher in die Geschäfte gehen.  Nicht jeder Computerbesitzer, der
angesprochen werden soll, geht einmal pro Woche in ein
Computergeschäft, sondern nur ein paar male pro Jahr.  Gegebenenfalls
muß daher auf mehrere Termine im Voraus hingewiesen werden.

<h3>Mensaflyer</h3>

<p>Wenn Studenten angesprochen werden sollen, macht es sich oftmals
bezahlt, bis zu einer Woche vor der Veranstaltung mittags auf den
Mensatischen ansprechende Flugblätter zu verteilen, die auf den
Vortrag hinweisen.  Sie dürfen ruhig eine kleine Zusammenfassung
enthalten, damit man etwas zu lesen hat und sich unter dem Titel auch
etwas vorstellen kann.

<p>Möglicherweise müssen für diesen Zweck mehrere Mensen versorgt
werden.  In Oldenburg wären das z.B. Hauptmensa Uhlhornsweg, Mensa
Fachhochschule und Mensa/Cafeteria Wechloy.  Es muß gegebenenfalls
auch geklärt werden, was mit den Mensen im Umland ist,
z.B. Uni-Bremen, FH Wilhelmshaven etc.

<p>Um resourcenschonend und kostensparend werben zu können, sollten
die Flugblätter nach der Mittagspause wieder eingesammelt werden.
Dafür existiert in der Mensa am Uhlhornsweg z.B. nur ein schmaler
Zeitschlitz von 15-30 Minuten.  Wenn man zu spät kommt, kann man die
Flugblätter nicht mehr einsammeln, da die Bediensteten bereits die
Tische reinigen und alle Flugblätter weggeworfen haben.

<p>In Oldenburg sähe der Zeitplan ungefähr so aus:

<p><center><table width=80% cellpadding=0 cellspacing=0 border=0>

<tr>
<td><ifont>8.00</ifont></td>
<td><ifont>Cafeteria Uhlhornsweg austeilen</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>bis 11.15</ifont></td>
<td><ifont>Mensa Uhlhornsweg austeilen</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>14.30-14.45</ifont></td>
<td><ifont>Mensa Uhlhornsweg einsammeln</ifont></td>
</tr>

<tr>
<td><ifont>18.15</ifont></td>
<td><ifont>Cafeteria Uhlhornsweg einsammeln</ifont></td>
</tr>

</table></center>

<p>Für die Mensa werden pro Tag übrigens knapp 200 Zettel benötigt.
Der Schwund beim Einsammeln beträgt ca. 10%.  Einige Studenten nehmen
die Flugblätter mit, teilweise wird so stark gekleckert, daß die
Zettel nicht mehr zu gebrauchen sind.

<a name="Technik"><h2>4 Technik</h2></a>

Der Bereich Technik umfaßt verschiedene Bereiche, die am besten von
verschiedenen Personen übernommen werden.

<h3>Raum</h3>

<p>Die Raumfrage muß rechtzeitig geklärt sein, damit frühzeitig auf
die Veranstaltung(en) hingewiesen werden kann.  Wo sollen die Vorträge
stattfinden?  Sind die Räumlichkeiten geeignet?  Ist der Raum zu groß
oder zu klein?

<p>Der Raum sollte nicht zu groß sein, da sich die Zuhörer sonst
verlassen vorkommen.  Es macht einen schlechten Eindruck, wenn nur 30
Personen in einem Hörsaal für 300 Personen sitzen.  Das wirkt
kümmerlich.  Wenn mit nur so wenigen Personen gerechnet wird, dann
sollte ein viel kleinerer Raum besorgt werden.  Wenn der Raum dann
tatsächlich zu klein sein sollte, war es immerhin ein gut besuchter
Vortrag.  Passiert das öfter und steht zu erwarten, daß es die
nächsten Male ähnlich aussieht, dann sollte ein neuer Raum gefunden
werden.

<p>Raumwechsel sind zu vermeiden.  Falls sie aus o.g. Gründen
unvermeidbar sind, dann ist rechtzeitig zu klären, in welchem Raum der
Vortrag stattfindet, damit frühzeitig auf die geänderte Raumsituation
hingewiesen werden kann.  Wenn der Raumwechsel kurzfristig
stattfindet, muß im alten Raum auf den neuen hingewiesen werden,
z.B. durch ein Schild an der Tür oder einem Hinweis an der Tafel.
Dazu muß ein Organisator hinreichend früh kommen, um die Beschilderung
vorzunehmen.

<p>Ausreichend früh vor dem Vortrag muß unter Umständen die Bestuhlung
überprüft werden.  Während Hörsäle oftmals fest Bestuhlung haben, ist
das in Seminarräumen nicht der Fall.  Gruppentische oder die U-Form
sind für Vorträge nicht besonders sinnvoll.  Wegen
Sonderveranstaltungen kann es zudem vorkommen, daß die Tische und
Stühle aus den Räumen entfernt wurden.  Wer rechtzeitig vor Ort die
Lage überprüft, kann Schlimmeres verhindern.

<h3>Vortragstechnik</h3>

<p>Für jeden Vortrag muß geklärt werden, welche Technik der Referent
benötigt und ob diese bereits im Raum installiert ist.  Falls das
nicht der Fall ist, muß die Technik rechtzeitig beschafft werden.
Oftmals sind Beamer und Videorekorder und teilweise auch
Overhead-Projektoren nicht dauerhaft in den Räumen installiert.  Sie
müssen rechtzeitig geliehen, abgeholt und wieder zurückgebracht
werden.

<p>Im Falle von Beamern sollte sichergestellt werden, daß der
verwendete Rechner auch mit dem Beamer zusammenarbeitet.  Für Notfälle
sollte sich überlegt werden, wie man das Problem löst, falls der
Laptop des Referenten nicht mit dem Beamer im Raum
zusammenarbeitet. (Auf dem Oldenburger LinuxTag gab es ein solches
Problem.)

<h3>Computer</h3>

<p>Wenn der Referent plant, Computer oder andere zusätzliche
Stromabnehmer einzusetzen, muß rechtzeitig geklärt werden, ob die
Anzahl der vorhandenen Steckdosen ausreichend ist.  Falls nicht,
müssen rechtzeitig Verlängerungskabel und Mehrfachsteckdosen beschafft
werden.

<h3>Aufzeichnungen</h3>

<p>Wenn die Vorträge aufgezeichnet und ggf. weiterverwertet werden
sollen, muß darüberhinaus geklärt werden, ob die benötigte
Aufnahmetechnik vor Ort ist.  Falls direkt mit dem Rechner
aufgezeichnet werden soll, muß zusätzlich geprüft werden, ob die
benötigte Software vorhanden und einsatzfähig ist, ob die Festplatte
ausreichend freie Kapazität bietet und, falls benötigt, ein
Internetanschluß zur Verfügung steht.  Bei zusätzlicher Technik macht
es sich zudem bezahlt, wenn mindestens eine weitere Person vor Ort
ist, die sich nur um die Aufzeichnungen kümmert.

<a name="Vortrag"><h2>5 Vortrag</h2></a>

<p>Wenistens ein Organisator sollte rechtzeitig vor dem Vortrag vor
Ort sein und Zuhörern bereits Rede und Antwort stehen.  Wenn der
Referent noch etwas aufbauen muß, sollte ihm dabei ebenfalls geholfen
werden.  Bei Referenten, die nicht täglich Vorlesungen halten, kann es
zudem wichtig sein, ihnen ein Glas Wasser (kein Blubberwasser, daran
verschluckt man sich) hinzustellen, damit die Kehle nicht austrocknet.

<p>Es macht sich immer gut, wenn das Publikum zu Anfang vom
Veranstalter begrüßt wird und der Referent kurz angekündigt wird.  Die
Zuhörer wissen dann gleich Bescheid, wer vor ihnen steht und wieso er
über dieses Thema referiert.

<p>Im Anschluß an den Vortrag sollte Zeit für Diskussionen und Fragen
bestehen.  Falls der Referent nicht selbst die Redeleitung übernimmt,
muß der Veranstalter dieses machen.  Wichtig ist es, Fragen aus dem
Publikum zu wiederholen, damit das restliche Publikum sie auch hören
kann.

<p>Im Anschluß an die abschließenden Fragen sollte sich der
Veranstalter beim Referenten bedanken.  Es besteht jetzt die
Möglichkeit, auf die nächsten Termine hinzuweisen.  Die Zuhörer
möchten jetzt allerdings aufstehen und nach Hause, so daß die
Ankündigungen kurz gehalten werden sollten.

<author>Joey</author>
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